Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności i plików cookie (dalej: Polityka) stanowi wypełnienie obowiązków przewidzianych przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO), w związku z funkcjonowaniem serwisu internetowego www.maxima-fides.pl (dalej: Serwis).

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Biuro Brokerów Ubezpieczeniowych Maxima Fides Sp. z o.o., z siedzibą w Łodzi (90-613), ul. Gdańska 9, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000047653, NIP: 727-22-70-042 REGON: 471628890  której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 552 800 zł.
2. Poza adresem wskazanym w ust. 1, z administratorem mogą się Państwo kontaktować również za pośrednictwem adresu e-mail: sekretariat@maxima-fides.pl
3. W Spółce został powołany Inspektor Ochrony Danych – Maciej Łukaszewicz, e-mail:  iod@maxima-fides.pl.

PODSTAWA PRAWNA, CEL I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH, DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników (tj. Dane osobowe potencjalnych klientów Administratora, Dane osobowe osób odwiedzających stronę, dane klientów Administratora, którzy zawarli umowę ubezpieczenia. dalej jako „Dane osobowe”)

w następujących celach, w oparciu o poniżej wskazane podstawy prawne:

Odpowiedź na zapytanie związane z naszą działalnością

Jeśli kontaktujecie się z nami Państwo za pomocą wiadomości e-mail, telefonujecie do nas lub za pomocą formularzy kontaktowych w celu umówienia prezentacji, spotkania, uzyskania większej ilości informacji na temat naszej oferty, to przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, za jaki uważamy odpowiedz na zapytanie, utrzymanie konwersacji, udzielenie informacji. Dane przetwarzane w celach kontaktowych przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji kontaktu/ odpowiedzi na pytania/wysłanie zamówionego materiału, a następnie do końca roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym nastąpiło rozwiązanie sprawy lub zakończenie kontaktu. Korespondencję przechowujemy przez taki okres czasu w celach dowodowych, zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes o jakim mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, niemniej brak ich podania spowoduje, że nie będziemy mogli realizować celów w postaci odpowiedzi na Twoje zapytanie, etc.

Korespondencja mailowa i tradycyjna oraz kontakt telefoniczny

Przetwarzamy dane w celach prowadzenia bieżącego kontaktu, prowadzenia rozmów, udzielania odpowiedzi na przesłane zapytania ofertowe, udzielania informacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – co należy rozumieć jako realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Dane przetwarzane w celach kontaktowych przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji kontaktu/ odpowiedzi na pytania/wysłanie zamówionego materiału, a następnie do końca roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym nastąpiło rozwiązanie sprawy lub zakończenie kontaktu. Korespondencję przechowujemy przez taki okres czasu w celach dowodowych, zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes o jakim mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych osobowych w/w celach jest w pełni dobrowolne. Brak podania danych uniemożliwi nam bieżący kontakt i odpowiedz na Państwa pytanie.

Przetwarzanie danych kandydatów w procesie rekrutacji

Dane osobowe będa przetwarzane w celu możliwości wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym. Podstawą prawną przetwarzania w przypadku zatrudnienia w oparciu umowę o pracę jest niezbędność do realizacji obowiązków prawnych nałożonych prawnych na administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną, podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego

Rozpatrywanie reklamacji

Dane osobowe przetwarzane w związku ze złożoną reklamacją  przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na należytym rozpatrzeniu i obsłudze roszczeń. Jeżeli w zgłoszeniu reklamacyjnym zostaną podane dane osobowe szczególnej kategorii wówczas będziemy je przetwarzać na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Dane te przetwarzamy do momentu rozpatrzenia reklamacji oraz czas niezbędny po zakończeniu procesu reklamacyjnego w celach dowodowych. 

Podanie danych jest konieczne w celu realizacji procesu reklamacyjnego. Brak podania danych uniemożliwi nam rozpatrzenie reklamacji.

Świadczenie usług brokerskich

1. Wsparcie w zakresie zawarcia umowy ubezpieczenia i realizacji usług brokerskich – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora w związku z realizacją umowy z Ubezpieczycielem w zakresie zawierania umów.
2. Realizacja obowiązków wynikających z  zawodowych obowiązków prawnych dystrybutora ubezpieczeń wynikających  z ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń, w tym w szczególności w zakresie udzielania klientom serwisu brokerskiego pomocy w administrowaniu i wykonywaniu umów ubezpieczenia, także w sprawach o odszkodowanie lub świadczenie (dochodzenie roszczeń wynikających z umowy ubezpieczenia, w tym badania zasadności roszczeń i likwidacji szkody ubezpieczeniowej) – oraz inne czynności brokerskie w zakresie ubezpieczeń  – art. 4 ust. 1 i 4 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń),
3. W przypadku przetwarzania Danych osobowych szczególnej kategorii w zakresie konieczności zapewnienia niezbędnej pomocy w toku świadczenia brokerskiej obsługi ubezpieczeń w zakresie obrony przed roszczeniami (badanie zasadności roszczeń oraz likwidacja szkody ubezpieczeniowej) – art. 9 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), a także wykonanie ciążących na Administratorze ustawowych, zawodowych obowiązków prawnych dystrybutora ubezpieczeń wynikających  z ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń, w tym w szczególności w zakresie udzielania klientom (Zakłady ubezpieczeń) serwisu brokerskiego pomocy w administrowaniu i wykonywaniu umów ubezpieczenia, także w sprawach o odszkodowanie lub świadczenie (dochodzenie roszczeń wynikających z umowy ubezpieczenia, w tym badania zasadności roszczeń i likwidacji szkody ubezpieczeniowej) – art. 9 ust. 1 lit. g RODO.
4. Realizacji przepisów podatkowych i rachunkowych – podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest niezbędność do realizacji obowiązków pranych nałożonych na Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
5. Możliwości dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości obrony swoich praw.
6. Prowadzenie działań marketingowych w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie informacji handlowych – podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych wyrażona zgoda.

Podanie Danych Osobowych jest niezbędne w zakresie zawarcia umowy ubezpieczenia z Ubezpieczycielem. Bez podania danych zawarcie umowy nie będzie możliwe. Dane osobowe będą przetwarzane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy ubezpieczenia lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa. Zgodnie z art. 32 ust. 3 pkt 4 Broker ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r.  o dystrybucji ubezpieczeń broker ubezpieczeniowy przechowuje dokumentację dotyczącą wykonywanej działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń, w szczególności pełnomocnictwa do wykonywania czynności brokerskich w  zakresie ubezpieczeń w imieniu klienta oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia brokera, przez okres 10 lat od dnia zakończenia współpracy z klientem (przez klienta należy rozumieć zakład ubezpieczeniowy).

Odbiorcy Danych

Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej z nami umowy i tylko zgodnie z naszymi poleceniami, tj.

• podmiotom uczestniczącym w procesie obsługi zamówienia (np. operatorom systemów płatności),
• firmie księgowej w celach księgowych oraz rozliczenia zawartej umowy.
• kancelarii prawnej, jeśli będzie to niezbędne w celu obrony naszych roszczeń,
• firmom świadczącym na naszą rzecz usługi hostingu, dostarczania lub utrzymania systemów informatycznych, firmom świadczącym usługi z zakresu ochrony danych osobowych.

W związku z chęcią zawarcia umowy ubezpieczenia, dane osobowe mogą być również udostępniane do właściwych zakładów ubezpieczeniowych w celu zawarcia umowy ubezpieczenia.

Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

1. prawo dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), w tym uzyskania kopii danych (art. 15 ust. 3 RODO),
2. prawo sprostowania (poprawienia) lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (art. 16 RODO),
3. prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO),
4. prawo wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO),
5. prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie oraz ich przenoszenia, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub zawartej umowy, a także gdy przetwarzanie jest wykonywane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych ze względu na Twoją szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Administrator usunie dane niezwłocznie.
7. w przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje prawo do cofnięcia udzielonych zgód w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tych zgód przed ich cofnięciem. Zgoda może być cofnięta w każdym momencie poprzez wiadomość e-mail: iod@maxima-fides.pl
8. w przypadkach uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, Użytkownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Spółka nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG). Jednakże korzystając z oprogramowania Spółki Microsoft Office oraz z usług podwykonawców mogą zdarzyć się sytuacje, że Spółka wyrazi zgodę na przekazanie danych osobowych poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;

Realizacja obowiązków prawnych, w tym obowiązków z RODO

Mamy obowiązek realizowania obowiązków wskazanych w RODO, tj. m.in. tworzenie rejestrów i ewidencji związanych z RODO. Przetwarzamy wtem dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem prawnym ciążącym na nas oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Pliki cookies

1. Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki wysyłane przez serwer internetowy do przeglądarki Użytkownika i przechowywane na jego komputerze. Ciasteczka pomagają Administratorowi analizować ruch sieciowy i rozpoznają, która część strony internetowej była odwiedzana. Pliki cookies w żaden sposób nie umożliwiają Administratorowi dostępu do komputera lub informacji o Użytkownikach, za wyjątkiem informacji o tym, w jaki sposób korzystano ze strony internetowej oraz danych osobowych, które Użytkownicy udostępniają automatycznie ze względu na ustawienia przeglądarki. 
2. Zazwyczaj oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies niezbędnych do funkcjonowania strony internetowej w Twoim urządzeniu końcowym.
3. Rodzaje cookies:
   1. Niezbędne pliki cookies: Ten rodzaj cookies jest niezbędny do funkcjonowania strony internetowej i nie może być wyłączony w naszych systemach. Niezbędne cookies są zazwyczaj używane w odpowiedzi na działania podejmowane przez użytkownika, takie jak: ustawienie opcji prywatności, logowanie się lub wypełnianie formularzy. Możesz zmienić ustawienia swojej przeglądarki tak, aby je zablokować, jednak strona nie będzie wtedy funkcjonowała prawidłowo.
   2. Analityczne pliki cookies: Ten rodzaj cookies pozwala nam mierzyć ilość wizyt i zbierać informacje o źródłach ruchu, dzięki czemu możemy poprawić działanie naszej strony. Pomagają nam też dowiedzieć się, które strony są najbardziej popularne lub jak odwiedzający poruszają się po naszej witrynie. Jeśli zablokujesz ten rodzaj cookies nie będziemy mogli zbierać informacji o korzystaniu z witryny oraz nie będziemy w stanie monitorować jej wydajności.

Zarządzanie ustawieniami cookies

Serwisowe pliki cookies, które są niezbędne do korzystania ze strony internetowej, są automatycznie instalowane w urządzeniu Użytkownika. Ich stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej (transmisja danych w celu wyświetlenia treści) – Użytkownik nie ma możliwości zrezygnowania z tych plików cookies, jeśli chce korzystać z Serwisu.

Analityczne pliki cookies nie są automatycznie instalowane przez nas. Użytkownik może udzielić nam zezwolenia na instalację analitycznych plików cookies poprzez wyrażenie zgody przy otwarciu Serwisu.

Użytkownik może wyrazić zgodę na instalację analitycznych plików cookies poprzez kliknięcie przycisku „Zaakceptuj wszystkie” na banerze pojawiającym się po wejściu na stronę internetową. Wówczas będziemy uprawnieni do instalacji analitycznych plików cookies zgodnie z ustawieniami przeglądarki wykorzystywanej przez Użytkownika (w przypadku ustawień domyślnych instalowane są wszystkie pliki cookies).

Użytkownik może wyrazić zgodę na instalację tylko wybranych analitycznych plików cookies. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk „Konfigruacja” na banerze pojawiającym się po wejściu na stronę internetową i wybrać pliki cookies, na których instalację Użytkownik chce wyrazić zgodę.

Użytkownik może niewyrażać zgodę na instalację innych rodzajów plików cookies niż serwisowe pliki cookies poprzez kliknięcie przycisk: „Tylko niezbędne”.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane mogą być przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Jednak decyzje dotyczące indywidualnej osoby, związane z tym przetwarzaniem nie będą zautomatyzowane. 

Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką obowiązują unijne i krajowe przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
Data ostatniej aktualizacji Polityki: 25.06.2025 r.